Thủ tục mua hàng đối sản phẩm của doanh nghiệp bao gồm những gì? Mời bạn xem bài viết này.

1. Mục đích:

Thủ tục này được lập ra nhằm đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với các yêu cầu quy định của công ty.

2. Phạm vi:

Thủ tục áp dụng cho việc mua nguyên vật liệu, phụ liệu, thiết bị máy móc, dịch vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và không gây tác động đến môi trường.
Định nghĩa:
Các thuật ngữ sử dụng trong thủ tục này phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và ISO 14001: 1996.

3. Xác định hàng cần mua:

Trên cơ sở yêu cầu của khách hàng, Bộ phận có nhu cầu lập danh mục các loại hàng cần mua.

Trưởng Bộ phận phải kiểm tra về chất liệu hàng hoá, định mức, yêu cầu về màu sắc, định tính, định lượng trước khi trình danh mục hàng hoá cho Ban Tổng Giám Đốc duyệt.

Khi Danh mục hàng hóa cần mua được duyệt thì Bộ phận có nhu cầu chuyển danh mục hàng hóa cho Bộ phận vật tư mua hàng.

4. Liên hệ nhà cung ứng:

Bộ phận vật tư chọn các nhà cung ứng đáp ứng được nhu cầu trong danh sách nhà cung ứng chính thức của Công ty.Yêu cầu nhà cung ứng cung cấp các bảng dữ liệu an toàn ( Material safety data sheet) để đảm bảo các hàng hóa mua vào không gây tác động đến môi trường.

Trong trường hợp không có nhà cung ứng trong danh sách thực hiện theo yêu cầu của Công ty thì công ty tiến hành lựa chọn thêm nhà cung ứng. Việc lựa chọn nhà cung ứng được thực hiện theo Thủ tục đánh giá và kiểm soát nhà cung ứng.

5. Yêu cầu báo giá, gửi mẫu:

Yêu cầu báo giá, gửi mẫu có thể thực hiện bằng các hình thức như mail, fax, lời nói.. Nhân viên vật tư chuyển yêu cầu cho Trưởng phòng ký trước khi chuyển yêu cầu báo giá.

Sau khi nhận được bản báo giá, mẫu hàng người nhận tiến hành xác định mẫu hàng, đơn giá, kiểm tra chất lượng mẫu, thời gian giao hàng v.v. theo thủ tục xem xét hợp đồng.

6. Lựa chọn nhà cung ứng:

Dựa trên việc kiểm tra theo mục c, Bộ phận vật tư tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Trong trường hợp khó xác định Bộ phận vật tư kết hợp với Bộ phận có nhu cầu cùng thảo luận trình Ban Tổng Giám Đốc duyệt.

7. Lập, duyệt đơn đặt hàng:

Sau khi xác định xong tất cả các yếu tố nhân viên phụ trách tiến hành lập đơn đặt hàng bao gồm các yếu tố: Đơn vị đặt hàng, ngày đặt hàng, tên hàng, số lượng, qui cách, phẩm chất, ngày giao hàng, thanh toán… và chuyển cho Trưởng phòng xem xét.

Khi thấy nội dung của đơn đặt hàng đạt yêu cầu thì chuyển Tổng Giám đốc duyệt và chuyển đơn đặt hàng được duyệt cho nhà cung ứng, bằng chứng về việc chuyển phải được lưu giữ. Nếu nhà cung ứng chấp nhận thì nhà cung ứng phải chuyển lại bằng văn bản sự chấp nhận đó.

Theo dõi sản xuất, nhận hàng:

Trước khi nhận hàng, nhân viên phụ trách có trách nhiệm theo dõi quá trình sản xuất nhà cung ứng như: kiểm tra ngay tại khu vực sản xuất về tiến độ sản xuất (ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng) và chất lượng sản phẩm (nếu thấy cần thiết).

Trước khi nhận hàng, nhân viên phụ trách cử người kiểm tra chất lượng sản phẩm, chỉ những sản phẩm đạt chất lượng thì người kiểm tra mới xác nhận (theo biên bản kiểm tra và đồng ý nhận hàng, những lô không đạt yêu cầu thì tái chế hoặc giảm giá hoặc lấy những yêu cầu nhà cung ứng cùng kiểm tra 100 % tại kho Công ty.

Lưu kho:

Sau khi kiểm hàng xong, nhân viên phụ trách cho nhập kho hàng hoá, hàng hoá nhập kho được xử lý theo thủ tục bảo quản tài sản của khách hàng.

Bảng định mức tồn kho tối thiểu (nếu có) do khách hàng yêu cầu, do Bộ phận Kế hoạch xác định và trình lên Tổng Giám đốc duyệt.

Công ty Cổ phần NewCA

Xuất phát điểm là Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và chất lượng từ năm 2013, NewCA là một trong hai thương hiệu chữ ký số chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường.

Trải qua gần 10 năm hoạt động và phát triển không ngừng nghỉ, NewCA đã chuyển mình phát triển thành Nhà cung cấp Dịch vụ số uy tín hiện nay. Thấu hiểu được nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0, NewCA cung cấp những giải pháp số, dịch vụ công trực tuyến đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

Có thể kể đến một số sản phẩm tiêu biểu do NewCA phân phối như:

• Phần mềm kế toán CyberBook
• Hợp đồng điện tử CyberSign – NewCA
• Hóa đơn điện tử CyberBill
• Thuế điện tử CyberTax
• Bảo hiểm xã hội điện tử CyberCare
• Dịch vụ kế toán
• Dịch vụ bảo hiểm
• Đăng ký kinh doanh

Hoạt động với sứ mệnh “NewCA luôn sẵn sàng khi bạn cần nhất”, Nhà cung cấp Dịch vụ số NewCA luôn cố gắng cải tiến và phát triển không ngừng để đáp ứng mọi nhu cầu cấp thiết của khách hàng. NewCA mong muốn đồng hành cùng mọi doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số, trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất, vì lợi ích tối đa của khách hàng.

Bài viết liên quan
>>> Phòng bán hàng
>>> 4 website price action nâng cao mà bạn nên biết

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936 208 068
Website: https://newca.vn/

Trên đây là thông tin về Thủ tục mua hàng đối vản phẩm của doanh nghiệp. Toàn bộ nội dung được biên tập bởi đội ngũ Nef Digital – đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.